Page 58 - 香港中远海运秋季版-第90期
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經營
遠通公司上線 DMS 系統
◎ 張康蜃
遠通公司數字化轉型再進一步，公司的 DMS 系統今年 9 月正式上線，運作順利。
DMS 系統是文档管理系統（document management system）的簡稱，主要用來管理常用的一些郵件、文档、圖紙、視頻
和音频等數字化內容，是遠通公司未來“無紙化辦公”的重要系統。
身為傳統的船舶備件貿易公司，遠通公司一直非常關注數字化轉型的各種應用場景。2005 年公司上線了 ERP 系統，還先後
成功與集團內部航標系統對接、SAP 對接、電子發票對接等。
ERP 實施以來的十多年期間，僅香港遠通就累計了數十萬的訂單記錄，而每一份訂單又對應著眾多往來電郵（日均往來電
郵量三千餘份）、詢報價信息、發運資料以及財務信息等重要數字信息。隨著業務的不斷增長，信息化的不斷發展，遠通公司
愈發體會到數字資產上線的緊迫性。在進行了一年多的調研後，遠通公司根據公司的業務場景設計出符合公司需求的 DMS 系統，
並於近期正式上線。
DMS 系統將自動匹配所有和 EPR 訂單有關的電郵信息，為業務人員提供廠家詢報價資料，為跟單人員提供物流資料，為財
務人員提供往來發票信息，也為管理人員提供追溯功能，在遇到緊急事情時，就能第一時間掌握有關信息，提供決策依據。由
於歸檔動作都是由程序自動化操作的，有效地減少人工出錯的概率，增加了工作效率。這些操作全部在雲端進行操作，不受時
間地點的限制，可以隨時進行調取，為遠通公司員工的遠端辦公提供了便利。
將來，DMS 系統保護的數字資產將會是遠通數字化道路上的得力助手。遠通公司也會進一步學習和利用大數據、人工智能、
區塊鏈等創新技術，構建企業的動態資料模型，並結合行業大數據的高效環比，洞察經營短板，及時預警異常資料，降低企業
發展風險，減少企業經營不確定性，幫助企業提質增效，建立核心競爭力，夯實企業發展的根基。
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